创建出色的Excel报表的10条令人难以置信的技巧

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创建出色的excel今日开奖结果真正需要什么?这是您的技能还是技术知识?

如果您曾经在金融行业工作过,您会经常听到excel今日开奖结果一词。

我想如果你说你的一天开始没有错 &也许围绕一堆Excel今日开奖结果,图形结束& dashboards.

有一项研究是由 亚太质量管理委员会 关于 “ FP的大部分技术&部门在其组织中使用 ”。

根据研究,大约39%的组织一直在使用“电子表格”&其中56%的人使用“电子表格和专用软件的组合”。

创建出色的excel今日开奖结果的提示

所以呢’您从事这项研究吗?

电子表格今日开奖结果对于进行分析必不可少&展示您的数据。

 

创建出色的excel今日开奖结果的提示:

Mynda Treacy  from Udemy blog says “ Excel仪表板今日开奖结果是雇主当前正在寻找的新口号”。

也许吧’是的,考虑到我所有的事实’我们创建了信息图表来帮助您更好地理解。

很棒的Excel今日开奖结果的提示

 

所以, 使用excel创建今日开奖结果是一项新技能 目前大多数雇主正在寻找;所以为什么不’您是否花了一些时间来熟悉这些内容?

不用再拖延了,让我分享在处理任何新今日开奖结果之前应考虑的10条提示。

 

1)工作簿文件类型–加快分析速度&节省多达73.65%的内存

您知道吗,选择正确的工作簿文件类型可以保护您的今日开奖结果免于将来崩溃?是的,确实如此’真实,并经过大多数行业专家的测试。

根据我6年的经验&许多在线评论,将excel今日开奖结果保存在“。 “ xlsb”(excel二进制工作簿)文件类型将大大减少工作簿的大小,更重要的是,它将支持各种期货。

例如,如果您的报表中包含大量数据,并且您还希望使用宏使其更具灵活性,那么理想的选择将是二进制工作簿格式。

 

什么是二进制文件类型?

用计算机术语二进制表示根据以下命令指示机器运行‘0’ & ‘1’s.

因此,您指示excel将数据保存在‘0’s & ‘1’而不是内存中的实际文本,因此将花费更少的加载时间& less memory.

 

您知道二进制格式的“ Settingbox”吗?

我用过了 在线单位转换工具 转换‘setting box’文本转换为二进制格式,并得到以下结果。看起来很奇怪吧?

01010011 01100101 01110100 01110100 01101001 01101110 01100111 01100010 01101111 01111000

 

为什么要使用Excel二进制工作簿文件类型(案例研究)

就像我上面提到的,有很多原因应该使用二进制格式,但是我不奇怪要知道它对现实有多大的影响。

我选择了一份以前的今日开奖结果进行测试;这是您可能想知道的一些令人震惊的事实。

Excel二进制文件类型-XLS与XLSB

上面的案例研究清楚地表明了为什么您应该在今日开奖结果中使用excel二进制工作簿类型,所以现在告诉我,您怎么看?

使用xlsb格式的局限性:

1)一个主要限制是向后兼容性,二进制工作簿在excel 2003和早期版本中将不起作用

2)由于行不同,从不同的文件格式进行查找时可能会显示一些错误’s or columns count

 

2)版本控制–知道如何备份数据

“感谢上帝,我有今日开奖结果的副本”总是比“哦,上帝!”’t save my report, I’ve to rework”.

试想一下,您的期限很紧&非常努力地完成一份今日开奖结果。您已经为此付出了很多努力,并且快要完成了。突然,您的Excel在保存之前意外崩溃或关闭。会发生什么?

当然,你’您将需要重新工作,最重要的是,经理将一直在您后面直到您完成操作。那’太奇怪了吧!因此,这是避免这种情况的简单方法。

什么是版本控制?

VC是一种记录最近对文件所做的更改,然后在以后需要时进行调用的方法。 VC是IT行业中非常常用的方法。但是,我们也可以通过正确使用方式来利用。

Excel今日开奖结果-版本控制

非常简单,您只需要创建一个用于保存实际今日开奖结果的文件夹,并将其命名为“备份”。 然后将今日开奖结果的最新副本保存在该文件夹中。同样,每当您对今日开奖结果进行一些明显的更改或更新时,’必须执行“另存为”,然后以v1,v2或v3后缀等保存您的今日开奖结果。 

这样,您’请按顺序保存最新版本,以便您可以随时返回并选择合适的版本。

以下是一些最佳做法

1)处理新今日开奖结果时,请确保先保存& than work
2)总是有不时敲击Ctl + S的习惯,您需要练习几天,然后手指会自动完成这项工作
3)’拥有备份文件夹非常重要&将最近的工作保存在那里
4)有使用版本控制方法的习惯,以防止您的工作遭受损失

 

3)颜色代码–区分公式单元格& data cells

使用许多公式和excel内置选项构建出色的今日开奖结果是最大的挑战之一,与此同时,人们越来越关注如何区分公式单元格&数据单元,以避免弄乱公式。

通常,在使用公式来获得期望的结果时,您会花费大量时间。但是,如果您或某人(可能是该今日开奖结果的用户)意外删除了公式怎么办?

更好的解决方案:

尼尔·帕特尔(Neal Patel)写了一篇精彩的文章,内容是 市场营销中的色彩心理学 , 他说 “大多数知名品牌经常通过颜色来识别”。所以可以’我们使用吸引人的色彩使今日开奖结果更加美观吗?同时,我们也可以摆脱上述问题。

没有进一步的延迟,这是一个出路。

大多数excel专家使用“浅黄色”颜色表示数据单元格,用户可以在其中继续输入数据。

Excel公式& data cells

使用“浅灰色”颜色表示公式不可存储的单元格。

更多提示:

  • 在今日开奖结果中使用条件格式&通过使用吸引人的颜色来利用一些优势
  • 使用“绿色”代表增长,使用“红色”代表数字下降,使其更具意义。
  • 一张图片或图表等于1000个单词,因此请使用彩色图表来说明正在发生的事情
  • 您还可以使用颜色模式来美化今日开奖结果,但不要’t overdo it

 

4)摆脱不必要的公式

过度使用公式可能会导致今日开奖结果出现性能问题。例如,您可能已经使用过 vlookup公式提取数据 来自不同的工作簿;但是,您只是忘记在提取数据后将其删除。

所以呢’会发生吗?不必要的公式会使您的今日开奖结果慢于应有的速度,并且通常您的今日开奖结果可能需要更长的时间才能进行计算。但最糟糕的是,在工作时会使您的今日开奖结果崩溃。

Excel报表中不需要的公式

根据 来自techrepublic.com的Susan Harkins “单元格引用和计算操作是主要的性能吸血鬼”,因此使用不必要的单元格引用会在今日开奖结果中造成很多性能问题。

可能的解决方案): 

  • 不要在今日开奖结果中保留不必要的公式–使用特殊粘贴并将其转换为值
  • 不要将公式从一个工作簿复制到另一个工作簿–如果这样做,则公式将带有不再需要的各种单元格引用
  • 小心易失函数– RAND等函数&当您按下刷新按钮时或每次保存excel今日开奖结果时,RANDBETWEEN都会生成随机数

 

5)Excel数组公式–仅在您退出其他选项时使用

数组公式是excel中最复杂的公式,用于使用一个或多个条件执行非常复杂的计算’s.

根据 先生 “大约95%的excel用户不会’不知道如何使用CSE(Ctrl + Shift + Enter)或数组公式”。那么,你今天站在哪里?如果您认为自己不’t know, then it’花一些时间学习是个好主意。

在报表中使用数组公式有很多优点,但是与任何其他函数不同,它们并不是没有局限性,因此请谨慎使用这些公式。

为了给你一个更好的例子,最近我’我有机会在我的办公室中构建一份复杂的今日开奖结果。我以为可以尝试使用数组公式。因此,我使用这些公式构建了一个今日开奖结果&在测试时,我知道更新或刷新大约需要3到4分钟。

我有一台最好的计算机(i7处理器,16gb RAM),要花大约4分钟才能运行,但是低端处理器和内存较少的系统呢?

尽管我为构建该今日开奖结果付出了一切努力,但我仍必须寻找其他替代方法来代替数组公式。

因此,它总是 一个好主意 知道在哪里&当您可以使用这些公式时,’不必浪费时间& effort.

另请阅读:  5种使用信用卡省钱的非常规方式

6)使用命名范围–名称优于A1:B1

通常,许多excel用户(包括我)发现使用名称作为范围将是一个好主意,而不是公式中的默认单元格引用。作为人类,我们总是很难记住无关数字的组合&字母。但是当涉及到excel时,就更加困难了,因为单元格引用将包含字母,数字& symbols.

 Excel命名范围

例如,在Excel报表中,“收入–成本=保证金”总是比“ A1-B1 = C1”更容易记住。根据 公司摇滚 “命名范围更容易编写,更容易记住& easier to explain”.

根据我的意见,在公式中具有明确命名范围的excel今日开奖结果要比具有默认引用的今日开奖结果更好。特别是在调试公式时,您会发现它比默认参考要容易得多。

 

命名范围存在问题:

关于命名范围,最受批评的观点之一是:默认情况下,您定义的名称本质上不是动态的,只要列表中有新项目,范围名称就不会自动更新。

为了克服上述问题,大多数excel用户已经开始使用 动态命名范围 使用偏移& COUNTA formulas.

 

7)利用“排序”选项加快计算速度

您知道吗,对数据进行排序会使您的工作簿快4倍?

I’有人告诉我们,我们可以通过对报表中的数据进行排序来提高工作簿的速度。我认为可能不正确,因此我想在对今日开奖结果进行任何更改之前先进行测试。

I’我使用了一个数据表,其中有大约100,000行未排序的数据。按照惯例,每个月我都会从数据中过滤掉不需要的产品,然后我习惯于删除整个行“CTL  -“.

由于我的工作簿中有很多数据,因此过去大约需要1到2分钟才能删除过滤的数据。现在我’我完成了与排序相同的步骤。

出乎意料的是,它像冠军一样!!一切都在30秒内完成。如果您使用过许多Vlookup或Match&在报表中建立索引功能,然后必须对数据进行排序以利用速度。

 

这是发生了什么:

Excel排序功能将根据您选择的排序标准以系统的顺序排列您的数据。

由于需要按顺序删除产品,因此excel将不会花费大量时间搜索匹配项,而是会快速删除已安排的数据。

 

8)不要搞乱“计算选项”

excel公式一词不起作用,由于计算选项而经常听到。那么,Excel中有哪些计算选项?

简而言之,用户可以选择该选项来指示ms excel天气在报表中更新内容时进行计算,或者您希望excel定期进行计算。

这是它的作用:

您可以在“公式”标签下找到计算选项。默认设置为“自动”,这意味着,每当您对今日开奖结果/ excel文件进​​行任何更改时,这些更改都会自动反映出来。

另一个是“手动”,这意味着更改不会自动反映出来,而是用户必须每次手动刷新才能获取更新结果。

计算选项的好坏?

It’既不是好事也不是坏事。如果用户没有,此选项完全是特定于用户的 ’不知道如何使用,那么他将在今日开奖结果中得到错误的结果。同时,如果您知道它的工作原理,则可以收获很多好处。

始终建议,如果要处理大量数据,则仅将此选项设置为“ manual”(手动),直到完成操作为止。完成报表制作后,请确保将计算选项设置为“自动”。

您需要了解的内容:

Excel计算选项完全是特定于工作簿的,一旦您对今日开奖结果进行了任何更改,它将一直保留到您返回并进行更改为止。

对这个选项有一个误解。如果您在其他计算机上打开同一份今日开奖结果,则该选项将根据他/她的设置自动更改,但事实并非如此。

 

9)错误处理–使您的今日开奖结果无错误

创建出色的excel报表的过程中最大的挑战之一就是确保您的报表没有常见错误。没有人喜欢在其仪表板中或至少在今日开奖结果中看到令人讨厌的#VALUE或#N / A类型的错误。

根据夏威夷大学进行的研究, “即使经过精心开发,电子表格也包含所有公式单元格中1%或更多的错误”。

错误类型:

#1 Excel定义的错误: 大多数excel用户将已经意识到这些类型的错误,因为它们已经被很好地定义&记录下来。例如,如果您看到#DIV0!在您的今日开奖结果中,这意味着您的公式已被零除。根据数学规则,不允许除以零。

 

 Excel错误类型

 

小费:  利用IFERROR或ISERROR公式来识别错误并采取必要的措施

#2用户特定的错误: 这些类型的错误主要是由于人为失误而引起的,而不是出于恶意。与excel定义的错误相比,此类错误的潜在影响非常大。最大的问题是,没有这样的系统可以识别& alert the user.

 

根据 ” 弗里曼(Freeman,1996) 引用了来自英国咨询公司Coopers和Lybrand的经验的数据,该公司发现,在其审核的150行以上的所有电子表格中,有90%包含错误。

 

以下是一些用户特定的错误:

1)不了解BODMAS规则: 即使到了今天,仍有50%的excel用户不知道excel如何执行计算。用户理解与excel计算方法之间存在严重差距。

settingbox -BODMAS规则

Excel中的每个计算都将完全基于 数学规则,称为BODMAS (先用括号括起来,再用顺序(IE幂和平方根等),除法和乘法(从左至右),加法和减法(从左至右))。

例如2 + 5 * 3 = ?,我们立即说21,但是根据BODMAS的正确答案是17,如果要测试,请复制&在excel中粘贴相同的数字,结果将为17。

解: 建立公式时,请考虑BODMAS规则

2)测试机制不当: 与其他任何软件产品测试不同,我们没有完善的测试工具来找出此类错误。据我所知,最好的方法是在构建公式时对每个公式进行测试,至少要使用两到三个不同的数据集(我知道这很耗时,但从长远来看,它会有所作为)。

 

10)主页,用户指南&演示文稿–做自己的用户 

我以某种方式坚信,表示形式与公式,VBA代码同样重要& logic’在任何今日开奖结果中。不只是颜色&图片,这与您如何展示表格,如何管理导航以及如何利用可用选项带来惊人的效果有关。

根据 约翰·伯杰(John Berger)的著作《看的方式》“眼见为实。孩子会说出来,然后才能说话。”

仅举一个例子,每次Mi​​crosoft发布新版本的excel或MS Office时,它们都会提供不同的用户界面。如果您密切观察excel 2013的用户界面比excel 2003先进得多,为什么?

美化技巧&完成今日开奖结果:

1)如果您的今日开奖结果中有多个工作表,最好有主页&使用超链接选项链接所有工作表,以实现更好的导航。

2)尝试放置今日开奖结果的用户指南(您不必点对点地编写,只需简单地指导一下即可达到目的)

3)用图表显示数据& charts

4)尝试使用条件格式来更改单元格以呈现趋势

注意: 您知道吗,过度使用格式化会增加工作簿文件的大小,有时会导致崩溃,因此,请考虑使用最小化的格式化,以获得最大的收益。 

结论:

任何今日开奖结果的主要目的是提供准确的有价值的信息。因此,创建本指南的全部目的是确定最佳实践&利用它们来创建出色的excel今日开奖结果。

既然您已了解所有带有示例的最佳做法,那么现在该回到现在开始实施。让我知道你的想法。

关于作者

Sudheer Tammini

你好,
我是“ Excel爱好者”和技术的早期采用者。我想学习新事物,并使用技术解决最棘手的业务问题(相信我,这很有趣)。除了运营此网站外,我还是一名全职员工,并拥有金融学硕士学位。

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