减少Excel文件大小至少20%的11个技巧

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如何缩小Excel文件大小?

最常问的问题。

好吧,在这一步 tutorial I’将引导您完成各种最佳实践,以减少excel文件的大小,以及如何优化excel工作簿以使其更好地工作。


#1保存您的 二进制格式的工作簿


这是我最喜欢的技巧,它总是很棒。

我一直在建议 自从我开始撰写此博客以来的技巧。

通常,当您以默认格式(xls 或xlsx),您的数据将以XML格式保存,但是由于标签规格的原因,这将占用很少的额外空间。

但是,当您以二进制格式保存时,Excel会自动将数据转换为0和1,因此这将触发压缩并缩短加载时间。

另一个优点是它支持Marcos,因此您可以轻松编写代码以自动化某些 tasks.


#2减少Excel格式


谁不’t like colours?

刷子

颜色提高了可读性,您总是很高兴阅读格式正确的仪表板,但是您需要小心一点,否则有一天您很可能会打开google并输入 “为什么我的Excel文件太大”

因此,您需要非常有选择性,并且仅将格式化应用于’s needed.


#3 排序数据以获得更好的结果


明显 排序数据不会减小文件大小,但可以提高访问速度。

Excel根据一组说明或步骤工作。

分类

举例来说,如果您要查找产品‘iPhone’在A列中,excel将通过检查每个单元格从头开始,如果找到下一个单元格,它将停止。

继续进行相同的步骤直至到达终点。

但是,如果您已经基于‘A-Z’则产品将已经按字母顺序排列,因此可以在较少系统资源的情况下加快访问速度。


#4 删除数据表中的公式


毫无疑问,您使用各种 数据处理公式.

很多时候,您使用Vlookup从另一个工作簿中获取数据,类似地,使用文本公式(例如Trim,Mid,Right,Left等)来提取特定信息。

h2o

但是,一旦完成导入,就不再需要这些公式。

最简单的方法是尽快摆脱它们–否则,你会忘记 (我大多数时候都忘记了)。 


#5应用公式引用方法


这一点实际上与我上面的技巧有关。

在某些情况下,您可以’t删除数据表中的公式。

例如,一个使用诸如(Working hours / 8)这样的简单公式将工作时间计算为几天的列。每个星期,当您添加更多数据时,都需要使用此公式来完成计算。

因此,要继续使用此公式,只需将其复制并粘贴为顶部文本,如下所示。

公式引用方法

然后,您可以使用特殊粘贴粘贴删除公式。


#6 避免使用波动较大的公式


公式,例如Rand,Randbetween&今天等很有用,但它们也有问题。

一旦您按下刷新按钮,它们便会更改/更新,这会导致不必要的处理时间,并降低运行速度。

因此,请避免这些类型的 易变的公式 越多越好。


#7 仅对必需的单元格应用条件格式


顾名思义,条件格式基于预定义的条件进行工作。如果为true,则格式设置将可见,否则为否。

但是,这可能会出错,您可以将条件格式应用于整个列而不是特定范围,最糟糕的是您将看不到这一点。

您可以使用以下方法清除不需要的格式。

清除条件格式

#8 删除不必要的工作表


It’是一种基本步骤。

您需要定期检查工作簿中的所有工作表,很有可能会出现一些不需要的工作表,例如,当您双击数据透视表时,数据将在新工作表中展开。

同样,一般来说,excel会添加三个空白表,但如果您不这样做,’最好删除所有这些。


#9 数据透视表的限制数量


It’s a debatable topic.

数据透视表非常适合汇总数据,但不应’t be overkill.

每个数据透视表都需要某些元素才能正常工作,因此,每次添加新的数据透视表时,都会在工作簿中添加一些额外的权重。

因此,除非确实需要,否则最好限制数据透视表。 


#10 不要将数据透视表数据保存在文件中


完成所有数据透视表格式的设置后,可能无需将基本数据保留在工作簿中。 

不必要地,这将增加工作簿文件的大小。

只需删除您的基本数据,这肯定会减小excel文件的大小…但是许多人认为最终用户可能需要基础数据来进行分析。 

有两个解决方案。 

#1 如果有人需要,您可以只将基本数据保留在工作报告中,仅在需要时发送它们

#2 另一种方法是教育您的用户双击 表格,以便他们能够看到完整的数据


#11 除非确实需要,否则不要添加任何图像


毫无疑问,图片会添加 很多 对您的报告很有价值,但是您需要 一点 小心使用。 图像绝对需要更多空间,以便您的excel工作簿。

从工作簿中删除不必要的图像和形状,并定期查看报告以保持其清洁。  

结论:

毫无疑问,Excel是一个很好的分析工具,但是它也有局限性。限制之一是工作簿文件的大小。

通过遵循上述提示,您应该能够减小excel文件的大小并管理好报告。

您还有其他技巧来减小excel文件大小吗,请在下面发表评论。 

关于作者

Sudheer Tammini

你好,
我是“ Excel爱好者”和技术的早期采用者。我想学习新事物,并使用技术解决最棘手的业务问题(相信我,这很有趣)。除了运营此网站外,我还是一名全职员工,并拥有金融学硕士学位。

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