如何创建吸引人的Excel数据验证下拉列表

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如果你没有’如果您在报告中使用了excel数据验证下拉列表,则您大多缺少一些东西“真的很大”.

结构良好的下拉列表和类似公式的组合 间接, 总结 & Vlookup 是Excel仪表板的致命组合。

因此,在本分步教程中,我’我将介绍如何在excel中创建下拉列表。

Create Excel 数据 Validation Drop Down 清单

我们还将介绍一些使用间接公式创建数据验证列表多个选择的高级技术。

让’s get started.

 

What is 数据 Validation in Excel?

简单来说,数据验证是一组预先定义的规则,用于在正确的位置放置正确的数据。

“数据验证是确保程序对干净,正确和有用的数据进行操作的过程– 维基百科 

在excel中,出于多种原因,我们使用数据验证。

例如说要在栏中输入重复的文字,或建立具有各种条件的财务模型’s

(例如每月,每季度半年,地区,国家等。)

 

如何在Excel中创建下拉列表

Step1: 选择要添加数据验证列表的单元格或范围

Step2: Go to “Data” tab & then click on”Data Validation” option.

How to add 数据 Validation in excel

单击数据验证后,将提示您选择各种选项。

Step3: 在第一个下拉菜单的“设置”标签中,选择“List”

Step4: 接下来输入您的数据以逗号分隔& click “ok”

[I’为我的示例添加了“月份”,用户只能从下拉菜单中选择]

 数据 validation options window with complete steps

那’s all…

您刚刚创建了一个基本的下拉列表。

另请阅读: 51个最佳Excel技巧 

如何添加输入消息&错误警报到您的列表:

输入信息:

在同一数据验证窗口上,选择→输入消息选项卡→确保启用第一个复选框,如下所示。

输入您的标题 [简短说明文字]

输入详细信息 [应该能够描述目的]

数据Excel中的输入消息数据验证

错误警报:

在同一窗口上,选择“错误警报”选项卡&确保选中第一个复选框。

您可以选择警报图标→输入标题& short description

然后单击确定。

 

如何从范围/命名范围添加数据验证列表

当然啦’在来源框中手动添加下拉数据并不总是可行的。将来,如果您决定更改/更新列表中的某些内容,那将很头疼。

因此,您可以链接到单元格区域,以便轻松更新。

Step1: 选择要插入数据验证的单元格

Step2: 在单独的栏中输入所有列表值

Step3: Click on 数据 Validation → Settings → Select “List”

Step4: 在源上,→单击范围选择按钮&选择您的清单范围& click ok

从范围创建数据验证列表

 

使用命名范围:

有时候’易于使用的命名范围。它们易于识别且易于操纵。

要在excel数据验证列表中使用命名范围,可以执行以下简单步骤:

Step1: 选择您的查找值单元格范围

Step2: 转到公式→单击 “Define Name”

Step3: 在名称框下→输入您想要的名称[就我而言’ve added “lookup_range”]

Step4: 范围:工作簿→注释:易于识别的描述性文本→单击确定

数据 validation using named range

Step5: 返回数据验证窗口→在Source下输入您的范围名称,如下所示

= lookup_range

另请阅读: Excel公式不起作用的10个原因 

如何在Excel中创建条件下拉列表

到目前为止,您已经学习了如何创建基本的excel数据验证下拉列表,但是在本节中’了解如何使用间接公式创建动态列表。

在我们的示例中,我们有两个主要类别。

  1. 电子产品
  2. 图书

当用户在我们的第一个下拉列表中选择“电子产品”时,第二个下拉列表应仅显示与电子产品相关的子类别,例如手机,笔记本电脑等。

同样,当用户选择“图书”时,第二个应该显示唯一的子类别,例如小说,浪漫史,非小说等。

排列查询表:

Step1: 如下安排查询数据。您的子类别标题应与您的主要类别相同。

动态查找表以进行数据验证

Seep2: 在“商店类别”中选择两个单元,并将其命名为“Shop_Category”

Step3: 同样,选择“电子产品”下的所有项目并将其命名为“Electronics” &书籍也是如此。

Step4: 选择单元格B1并单击数据验证→列表→仅提供第一个名为范围[Shop_Category]的类别并单击确定

您刚刚添加了第一个下拉列表,因此我们需要添加第二个下拉列表

Step5: 选择B2→单击数据验证→列表→在源下→您需要使用以下间接公式链接第一个验证单元,即B1

如何使用间接公式进行数据验证

那’如此,现在,如果您从第一类中选择“电子产品”,您将仅看到与我们的查询表中定义的与电子产品相关的子项目。

书籍也是如此。

 

要记住的事情:

我上面提到的方法有一些限制:

  • 您命名的范围名称不应包含任何空格。例如,您可以’将您的范围定义为 “Mobile Phones” 相反,您应将其命名为 “Mobile_Phones”
  • 另一个限制是,您可以’t define name as 2015、2016、116、216等。因为Excel会将其视为正常范围

 

How to find 数据 Validation cells in Excel

有一种简单的方法可以在excel中查找所有数据验证单元。

在主页选项卡下→单击查找&选择→选择数据验证。

完成此操作后,您将能够看到所有选定的验证单元。

 

How to remove 数据 Validation in excel

这太棒了..!

但是,如果您必须从单元格/范围中删除数据验证,该怎么做?

It’s pretty simple.

只需选择单元格 [范围] 您要删除数据验证的位置。

单击→数据验证→在设置选项卡下→允许下拉菜单下选择“任何值”

如何在Excel中删除数据验证

另一种简单的方法是在下拉列表区域中复制并粘贴正常的空白单元格。如果这样做,数据验证格式将被空白单元格格式覆盖。

 

如何使用表单控件组合框创建Excel数据验证下拉列表

除了数据验证之外,您还可以使用“表单控件”组合框来获得专业外观。

但是您需要启用“开发人员”标签以使用表单控件,您可以参考本教程 如何启用开发人员标签.

步骤1:

一旦将其转到→开发人员选项卡→插入→从表单控件中,单击组合框→然后使用鼠标插入。

第2步:

连续添加查询数据。

第三步:

右键单击刚添加的“确定组合框”,然后选择 “Format Control”

第四步:

在控制选项卡下→选择输入范围&选择单元格链接→单击确定

如何在Excel中添加组合框拖放陶氏皮棉

如何使用组合框数据:

与excel数据验证下拉列表不同,组合框不是任何单元格的一部分,因此您不能直接链接公式以引用组合框结果。

It’是一个单独的表格,因此我们必须做一些变通办法才能将其用于我们的要求。

Step1: 设置组合框后,从下拉列表中选择一个值。

Step2: 坐起来时,您会在单元格链接中看到一个序列号。

Step3: 返回您的查询数据单元,并向您的查询项目添加序列号

Step4: 在靠近表单的地方使用序列号进行vlookup

Step5: 在公式中使用V查找单元格

在Excel中组合框下拉

我知道这种方法不是直接的,但是有时候’最好在具有专业外观的仪表板中使用组合框表单,而不要使用数据验证。

结论

在excel中创建excel数据验证下拉列表非常简单有效。特别是如果您正在使用仪表板,那么’s a must have skill.

您以前使用过日期验证列表吗?如果是这样,那么它们在多个条件下的效果如何’s.

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关于作者

Sudheer Tammini

你好,
我是“ Excel爱好者”和技术的早期采用者。我想学习新事物,并使用技术解决最棘手的业务问题(相信我,这很有趣)。除了运营此网站外,我还是一名全职员工,并拥有金融学硕士学位。

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